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Jaime Blanco Landau

Soy emprendedor, experto en liderazgo digital, conferencista, y contribuyo regularmente con medios de comunicación.
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Tu tiempo es tu recurso más valioso, tú lo sabes.

Y, sin embargo, algunos de tus colegas no lo saben. Al contrario, parece que les apasiona hacerte perder el tiempo.

A menudo son personas muy amables, bien intencionadas. Pero, cada conversación que tienes con ellos parece durar para siempre. O bien, pasas largas reuniones con ellos y, mientras se discuten muchas buenas ideas, nunca sale nada efectivo. O bien, te disparan con un correo electrónico tras otro, aparentemente por siempre.

En resumen, usan partes de su día de manera improductiva. Entonces, ¿cómo lidiar con ellos, sin ser un canalla al respecto?

En general, algunos de estos ladrones de tiempo pueden ser productivos e incluso pueden ser valiosos para ti, tu trabajo o tu empresa. Por lo tanto, es importante saber cómo manejarlos de una manera que permita a todos continuar con el día y hacer aún más. Aquí hay algunas sugerencias basado en mi experiencia para reducir la cantidad de pérdida de tiempo que se produce.

Establece horarios para tratar con preguntas y problemas

¿Cuántas veces has oído de otros? «Ay, esto sólo nos tomará dos minutos»…

¿Cuándo fue la última vez que se cumplió esa promesa? Cuando alguien aparece con algo que supuestamente no tomará tiempo, es muy probable que te vaya a interrumpir por al menos 15 minutos.

En cambio, promueve que que tus colaboradores acudan a ti con estos problemas «cortos» en momentos específicos del día. Tal vez puedas animarlos a llegar al final del día, tal vez a las 3:30 o 4:00pm. Asegúrate de que tienes la capacidad de realizar sus tareas más importantes al comienzo del día, cuando eres más efectivo.

Redefine tus reuniones

A algunas personas simplemente les gustan las reuniones y no sienten que estén perdiendo el tiempo. Pero las reuniones pueden ser una gran pérdida de tiempo. Antes de aceptar una reunión más, retroceda un paso.

¿Realmente necesitas tener la reunión? ¿Podría una llamada rápida o un correo electrónico lograr lo mismo?

También puedes establecer horarios de reuniones programadas. Una vez por semana, considere una reunión que pueda abordar proyectos, desafíos y otros temas. Ten una agenda compartida en línea que tus colaboradores puedan agregar citas con anticipación y apégate a ella.

Obliga a otros a prepararse

Todos esperamos que otros se preparen para las reuniones con nosotros. Sorprendentemente a menudo, no lo hacen. Incluso cuando solicitan la reunión, podrían haber investigado muy poco y desperdiciar nuestro tiempo con preguntas extremadamente básicas que podrían haber buscado en Google. En su lugar, tenemos que obligar a otros a prepararse por adelantado.

«Obligar» es una palabra dura, y es intencional.

Haz que el que solicita la reunión envíe previamente la agenda de la reunión y los objetivos. Si es una reunión informativa, la persona que será orador debería enviar la presentación con al menos 24 horas de anticipación a los participantes, de forma que todos lean previamente y estén informado, con lo cual la discusión será más efectiva.

Indica tu medio preferido de comunicación.

En mi caso la mayoría de la interacción se da vía mensajes de texto, dada la distribución geográfica de mi equipo, para temas, consultas o tareas cortas. Para casi todo lo demás prefiero llamadas cortas con una lista de temas a tratar, una minuta con sus respectivas tareas, fechas y responsables. Todo almacenados en una plataforma común en donde todos tengamos acceso.

Como último recurso, uso el email, el cual confieso no es mi medio de comunicación favorito. De esto trato en otro artículo.

Cualquiera que sea tu medio preferido, dilo, e invita a los demás a comunicarse contigo por tal medio.

Retrasa intencionalmente tus respuestas

Si alguien está demasiado ansioso, y cada vez que le envía un correo electrónico, responde en 30 segundos con más preguntas o busca más comentarios, deberías considerar retrasar tus respuestas. Te servirá mejor que esperes un par de hora y disminuyas la velocidad de la comunicación.

Esto también funciona en los mensajes de texto o con las herramientas de colaboración. Si alguien te está enviando un mensaje a tu teléfono hasta el punto en que interfiere con tu trabajo, demora más en responder y generalmente resolverás ese problema.

¿Tendrás fricciones si pones límites a otras personas? Inevitablemente. Pero también es posible que las personas empiecen a respetarte. La mayoría de nosotros desearíamos poder controlar mejor nuestros horarios. Si estás dispuesto a intensificar y defender políticas más efectivas, eso beneficia a todos. La clave es defender estos nuevas políticas personal no como un simple interés propio, sino como una manifestación de s¡tu compromiso con la compañía y tu misión compartida.