Jaime Blanco Landau
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Suena duro, pero los dos peores enemigos de la productividad son el correo electrónico y las reuniones. Hablemos del correo electrónico después.
Por ahora, me quiero enfocar en las reuniones, que podríamos llamar el mejor invento que creó la humanidad para gastar el tiempo. ¿Por qué? Porque usualmente las reuniones son para tratar temas abstractos, no asuntos reales. Usualmente también alguien lanza una «bomba» de distracción y rápidamente la reunión se sale del tema principal. Además las reuniones se procrean como si tuvieran vida propia: una reunión lleva a otra reunión.
Para sacar el mayor provecho de las reuniones comparto algunas mejores prácticas que en el equipo directivo de CLAdirect hemos implementado con gran éxito durante los encuentros trimestrales de revisión de negocios (QBR, por sus siglas en inglés), y que hemos ido extendiendo poco a poco en cada reunión que ejecutamos con clientes y socios tecnológicos.
Define el objetivo de la reunión. Una aplicación práctica del Segundo Hábito de la gente altamente efectiva, según Stephen Covey, es preguntar ¿Cuál es el objetivo de la reunión? o ¿Qué deseamos conseguir al terminar la reunión? La respuesta a esta pregunta puede resultar muy valiosa en términos de asegurar que todos estén en la misma página y se enfoquen en mantener la reunión en ese punto. El objetivo o los objetivos deben ser definidos y comunicados al convocar inicialmente a la reunión.
Envía la presentación 24 horas antes. Le pedimos a los expositores que envíen los materiales que se presentarán durante la reunión a los participantes por lo menos 24 horas de antelación para que las personas se familiaricen con el contenido. Esta información se carga en un repositorio central con “folders” con el nombre de cada participante.
Define un moderador. Cada sesión tiene una persona detrás del volante. La función principal de esta persona clave es asegurarse de que la conversación siga siendo pertinente, que ninguna persona termine por dominar la discusión, y que las discusiones marginales que surjan en el curso de la reunión se discutan fuera de la reunión. Para estas conversaciones marginales usamos el concepto de “parking lot” donde anotamos estos temas que necesitan ser analizados posteriormente.
Asigna un secretario. Esta persona debe ser alguien que está bien versado en los objetivos de la reunión y que tiene una comprensión de su contexto, que puede capturar los puntos más sobresalientes y una lista de tareas. Esto crea un registro de lo que se discutió y acordó. Siempre asegura que la minuta de la reunión sea compartida y quede en un lugar «online» donde pueda ser accedido por todos los involucrados. Para reuniones de trascendencia realizamos un resumen de la minuta en una presentación que es suministrada vía un “webconference”.
Crea una lista las tareas. La reunión debe terminar con una revisión de la lista de tareas y puntos de rendición de cuentas capturadas por el secretario. Esto es sin duda la actividad más importante que se debe hacer en una reunión. Esta lista de «action items» tiene responsables y una fecha de ejecución. Al igual que la minuta, esta lista debe ser compartida «online» en un lugar donde pueda ser accedida por los involucrados. Debes solicitar una actualización periódica de los avances de esta lista.
Cierra con un ciclo de opiniones finales. Pregunta a los asistentes si consideraron valiosa la reunión, por qué, qué aprendieron y lo que podemos hacer para mejorarla en el futuro.
Te invito a seguir estos principios simples con tu equipo y mejorar tu productividad. Recuerda que mejorar nuestra productividad nos permite liberar tiempo para actividades que agreguen valor a nuestra vida personal y familiar.
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