Jaime Blanco Landau
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Millones de personas luchan hoy día por mantener su buzón de entrada bajo control, y «trabajan duro», pero llegan al final del día con un sentimiento de no haber logrado mucho. Como mencionamos en nuestro artículo anterior, el segundo destructor de la productividad es el uso incorrecto del email.
El email, si bien puede ser una herramienta muy útil, también puede ser una gran «aspiradora» del tiempo y un asesino de la productividad.
No importa quién eres o lo que haces, hay un término que es sin duda relevante para tu trabajo: la productividad. No es simplemente una medida de la cantidad de horas que vamos a trabajar, ni la cantidad de mails que contestaste hoy. La productividad tiene que ver con lograr las cosas que realmente importan en el tiempo que realmente importan.
¿Por qué el email no siempre es útil ?
- No es directo. Le da «poder» a las personas «sensibles» o «pasivo-agresivas» para amplificar conflictos interminables sin dar la cara.
- Es impersonal. No comunica los matices de tu personalidad correctamente y los mensajes pueden ser fácilmente malinterpretados.
- Parece urgente. La tentación de revisar constantemente la bandeja de entrada, dejando de lado las tareas más importantes actuales está siempre presente.
Es evidente que el manejo del email afecta nuestra productividad. Por ello es fundamental desarrollar hábitos personales y una cultura del uso adecuado del email con nuestros equipos de trabajo. Estas simples reglas aumentarán tu productividad:
1. Si quieres recibir menos correos, envía menos correos. Tan ridículo y simple como suena para un problema tan generalizado, esta es la regla de oro de la gerencia de emails: Enviar menos.
Al igual que con la mayoría de cosas en la vida, el primer lugar para buscar no es en los factores externos, sino en nosotros mismos. Email tiende a crear más email. Envía menos y recibirás menos.
¿Cómo enviar menos emails?
- Pregúntate: «¿Es este email realmente necesario?»
- Limite el uso de «Responder a todos».
- Limita el uso de «Cc» o «Bcc».
- Limita el uso de «FYI», «gracias», «OK», «recibido», etc.
2. Establece una rutina. La rutina aplica a todas tus actividades personales y profesionales. Sin embargo, el mensaje más importante aquí es que necesitas «bloquear» o asignar espacios de tiempo para leer correos. Lo demás debe ser estrictamente para enfocarte en tareas específicas.
3. Practica la «buena etiqueta». Los siguientes son «formas ejecutivas» del uso del email que te ayudarán a obtener los resultados que estás buscando. Escribe sólo emails:
- Que indiquem claramente qué esperas lograr del destinatario («actionable»).
- Que sean fácilmente leíble. Utiliza párrafos cortos (2-3 líneas).
- Llama por teléfono. A veces, es más fácil llamar a la persona.
- Responde dentro de 24 horas. Aunque esto sea sólo un «Hola, recibí tu email y estoy procesándolo.» Esto debería ser una cortesía común.
- Que sean sobre un solo tema y comunícalo con claridad.
- Evita discusiones «online» por email, no lograrás el objetivo deseado.
4. Vacía tu bandeja de entrada a «0» emails (o casi «0») diariamente. Es difícil, pero gratificante. Cómo lo puedes lograr depende de establecer un hábito personal siguiendo estos pasos:
- Ejecuta. Si el email se trata de una acción concreta que puede ser realizada en menos de 2 minutos, «just do it».
- Delega. Remite a la persona correcta.
- Programa. Decide hacerlo más tarde, agrégalo a tu lista de tareas y coloca un recordatorio con fecha y hora específicas fuera de tu bandeja de entrada.
- Eliminar. Si no lo necesitas para referencia posterior, dejarlo en tu bandeja de entrada es un mal hábito. Bórralo.
- Archiva. Añade a tu una bandeja de archivados para su posterior consulta (pero sólo si es absolutamente necesario, sino bórralo).
Como con cualquier metodología, las mejores prácticas expuestas aquí no son nuevas, pero dependen de crear un hábito personal.
¿Estás dispuesto a amplificar tu productividad personal a partir de hoy?
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